Фиксация договоренностей

 

Хочу начать с простых рекомендаций, которые помогают нам экономить время и деньги.

Я буду писать о том, что сам считаю важным и интересным. О тех «граблях», на которые приходилось наступать мне и моим коллегам.

Первая тема – фиксация договоренностей с клиентами.

Как правило, менеджерам-переговорщикам не нравится фиксировать результаты встреч

поскольку:

1.      Это выглядит, как проявление недоверия к партнеру

2.      Это скучная бумажная работа, которая занимает время, а есть множество более приоритетных вопросов.

3.      Другая важная причинаJ

 

Не ищите лазейки для совести. Вам стоит потратить немного времени сейчас для того, чтобы

избежать серьезной нервотрепки в будущем.

      

Все договоренности сторон должны быть зафиксированы!

 

Почему это важно?

Я не раз наблюдал случаи, когда хорошо подготовленная и проведенная встреча имела нулевой результат из-за того, что стороны не зафиксировали договоренности. Один из участников «забыл» некоторые существенные детали или передумал, не понял, не расслышал и т.д., а значит, переговоры нужно начинать заново. 

 

Подтверждение договоренностей экономит ваше время и деньги, бережет нервы.  

Конечно, это не панацея. Даже условия международных контрактов могут быть нарушены. Тем не менее, это хорошо  дисциплинирует участников процесса.  Соблазн нарушить или видоизменить договоренности значительно уменьшается.

Самый надежный и простой способ фиксации договоренностей – протокол встречи. Остальное – вариации на тему.

Цель протокола – документально закрепить достигнутые договоренности, сроки их исполнения, и определить ответственных лиц.

 

1.     Протокол, с заранее внесенными вопросами для обсуждения  - бумажная версия.

Стандартная форму протокола могу выслать всем желающим по электронной. Пишите mkolosenko@gmail.com

Главное в любом протоколе:
- дата и участники встречи;
- принятые решения и достигнутые договоренности, ответственные за исполнение договоренностей и дата исполнения;
- подписи всех участников встречи.

Когда использовать?

·         На всех встречах со стандартным регламентом (годовые переговоры, итоговые встречи, другие переговоры).

·         Когда во встрече принимает участие несколько переговорщиков с каждой из сторон.

Преимущества:

·         Максимальная детализация обсуждаемых вопросов и принятых решений.

·         Возможность создания основы для других документов (например, дополнительных соглашений к договору поставки)

·         Открытость. Заготовку протокола можно направить  заранее по электронной почте.

Недостатки:

Один из членов вашей команды будет занят составлением протокола и не сможет участвовать во встрече, как полноценный переговорщик.

2.     Протокол встречи – электронная версия.

Можно использовать стандартную форму  или свободный формат изложения договоренностей.

Когда использовать?

На рабочих встречах или переговорах один на один. Вы можете договориться со своим партнером о том, что в течение следующего дня (не позже) вы отправите ему электронную версию протокола с предложением подтвердить достигнутые договоренности либо написать свои комментарии. При пересылке протокола можно поставить в копию заинтересованных лиц.

Преимущества:

·         Скорость и простота – можно быстро написать и быстро отправить

·         Удобно хранить в папке с почтой, легко найти, если возникнет необходимость

 

Тюнинг:

1.      Некоторые клиенты намеренно игнорируют подписание протоколов и подтверждение электронных  писем, поскольку это лишает их возможности дальнейших манипуляций. В этом случае можно поступить таким образом: завершите письмо текстом: «Просьба подтвердить наши договоренности до 12.00, 12.09.2012 (подставить нужное время и дату). Отсутствие комментариев с вашей стороны до указанной даты будет означать для меня подтверждение договоренностей в предложенной редакции».

 

Ваша обратная связь активно приветствуется! Тема следующего поста – работа с контрактами:

-  риски, при подписании контрактов с ключевыми клиентами;

- протоколы разногласий;

- способы аргументации по спорным вопросам.