Планирование встречи

Итак, предварительные вопросы решены, подготовительная работа совершена – вплотную подходим к самой встрече. Приступаем к решению конкретных вопросов, то есть, определению места, времени и способа действия.

1.     Дата

Лучший период для серьезных встреч – вторая декада месяца.

Первая  обычно загружена планированием деятельности, отчетностью, подведением итогов предыдущего месяца. На последней может возникнуть аврал, связанный с выполнением плана, «подтягиванием хвостов».

2.   День недели

Оптимальные дни – среда и четверг.

Понедельник – день тяжелый. Во вторник  все яростно бросаются исполнять задуманное, в пятницу – генеральная репетиция выходных.

3.   Место

Встречи с представителями сетей, как  правило, проходят на их территории в отдельной переговорной комнате.

Если вам удастся вытащить сетевого «топа» к себе в офис, читайте это как особую заинтересованность в вас, вашу сильную позицию.

Мне не известны встречи с сетями на территории поставщика в Украине.

Возможно, у вас есть такие примеры. Поделитесь – можем обсудить особенности вашей ситуации.

4.   Время

Отличное время для встречи – период с 10.00  до 13.00. Вы уже проснулись, еще не проголодались и пока полны желанием что-то сделать.

5.    Продолжительность

Лучшая продолжительность встречи – 1-1,5 часа. Не больше.

Если общее время встречи переваливает за эту отметку, люди устают. Конструктивные решения уже не принимаются.

Коль скоро возникла необходимость продления встречи – сделайте перерыв 10-15 минут.

6.   Количество участников

Как правило, количество участников с обеих сторон плюс-минус одинаково. Никто не приходит на переговоры с группой поддержки в виде «футбольной команды».

Оптимальные форматы – 1:1 (вы и закупщик), 1:2 (вы – закупщик и его босс/коллега), 2:2 (вы и ваш коллега/подчиненный) – закупщик и его босс/коллега.

Если вам предлагают другой формат (например, вы один, а их четверо) – хорошо подумайте, подтверждать ли такую встречу. Скорее всего, переговоры превратятся в перекрестный допрос, а, следовательно, конструктива ждать не придется.

Если вопросов для обсуждения много, они касаются функционирования различных подразделений организации, с которой вы ведете переговоры, согласованием большого количества технических деталей, разбивайте переговоры на раунды. Каждый раунд переговоров проводите с представителями отдельных подразделений(например, закупки, маркетинга, логистики).

7.    План встречи

У вас должен быть четкий, как инструкция к эксплуатации электроприбора, план встречи.

В плане обозначьте все вопросы и определите приблизительный хронометраж на их обсуждение.

Зная хронометраж, включая 3-5 минут в начале (смол-ток) и 3-5 минут в конце (завершение беседы), вы сможете определить какое количество вопросов, исходя из планируемой продолжительности встречи (1-1,5 часа) вы можете обсудить.

Вываливаетесь из временного регламента – планируйте следующий раунд.

8.   Нестандартные ситуации

Управлять ходом переговоров должны ВЫ. Это принципиальный момент. У вас в руках должен быть 100% контроль ситуации. Это одна из важных составляющих успеха в переговорах.

Нестандартные ситуации возникают, когда ситуация выходит из-под контроля: у представителя оппонента случился приступ почечной колики, переговоры немедленно переносятся в другое помещение из-за землетрясения,  и самое распространенное – на вас пытаются оказать давление (требуют принять решение здесь и сейчас) и т.д.

В каждом подобном случае встречу нужно завершать. Делайте это максимально мягко, сглаживая острые углы.

Типичные обороты для «сворачивания» встречи:

«Нам нужно взять тайм аут и все хорошо обдумать»,

«Мы подготовимся и сможем дать ответ», «Сегодня не готовы это обсуждать».